第一章 总则
第一条 为规范学系行政印章的使用和管理，维护印章的权威性和严肃性，确保用印行为合法、安全，根据国家相关规定、《中山大学行政印章管理规定》（“中大办〔2019〕3号”）和《中山大学校级行政印章使用管理实施细则》（“中大办〔2019〕5号”）等，制定本规定。
第二条 本规定适用于由学校校长办公室办理刻制备案并发文启用的学系行政印章的使用管理，具体指“中山大学历史学系（珠海）”印章。
“中山大学历史学系（珠海）”印章为圆形，直径为4厘米，上部自左而右环行刊学校名称，中心部刊五角星，下部自左而右横向排列刊本单位名称。
第三条 党政办公室主任负责学系行政印章的使用与管理，保存于办公室专用保险箱柜。坚持专人保管，章不离室，人走上锁，审批用印，登记用印的原则。
第四条 建立行政印章使用管理审批登记制度。
使用行政印章，应当按要求填写《历史学系（珠海）行政印章使用审批登记本》，并纳入年度归档。
严禁携带行政印章外用，如因特殊需要，需到广州校区南校园用印，必须提出申请并经系主管领导书面批准。
如遇印章保管人出差或寒暑假值班，需要临时办理印章交接使用管理登记手续，此情形结束后，印章保管人与临时保管人应当相互交清，记录在案。
印章保管人不得擅自委托他人代管或携带印章。
如岗位变动调整，印章保管人应当办理印章使用管理的移交手续，留档备查。
第二章 使用范围
第五条 “中山大学历史学系（珠海）”行政印章的使用范围包括：
（一）以“历史学系（珠海）”名义办理的公文，包括但不限于向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告等，向校内平行单位或其他高校兄弟院系发送的函件，以及在学系内发布的文件等；
（二）以“历史学系（珠海）”名义签署的合同、协议、意向书、备忘录中，根据双方的商洽约定，必须使用学系行政印章的；
（三）以“历史学系（珠海）”名义颁发的证书、聘书等；
（四）以“历史学系（珠海）”名义申报或报送、与科研相关的材料，包括申报书、任务书、进展报告、调整申请、结题报告、验收报告、可行性报告、总结报告、招投标文件、科研成果材料、科研资助等；
（五）以“历史学系（珠海）”名义办理、与学系财经相关的材料，包括财务报表、税费申请材料、财务审计材料、科研经费审核材料等；
（六）以“历史学系（珠海）”名义办理、与人事人才相关的材料，包括人才项目推荐评审材料，各学科/行业领域专家推荐表材料，专业技术职务评聘、评审等材料，出国留学推荐及出国管理材料，教职工退休、调出等材料、计划生育、残疾人安置管理等上级政策任务材料，教职工个人有关人事事务材料等；
（七）以“历史学系（珠海）”名义办理、与国际、港澳台合作交流相关的材料，包括单位派出证明，邀请单位审核确认函和被授权单位邀请函，外国留学生来华签证和学生证明，各类合作项目申请书等；
（八）以“历史学系（珠海）”名义办理、与基建工作相关的材料，包括基建工程可行性研究报告、申报登记、规划设计图纸、验收等材料，工程项目招标材料等；
（九）以“历史学系（珠海）”名义办理、与总务后勤相关的材料，包括装修、改建工程手续，水、电、燃气相关业务，经营性用房、公有住房相关业务，电梯安全管理及检测检验的相关材料等；
（十）以“历史学系（珠海）”名义办理、与设备、消防相关的材料，包括实验室设备、特种设备安装、备案、报废登记等，各类设备产品、科研用品的免税进口管理材料，建设工程消防设计备案或审核材料，安全技术防范系统设计方案核准及竣工验收材料等；
（十一）以“历史学系（珠海）”名义办理、与发展规划相关的材料，包括学科建设材料（如学科评估、学科建设总结、重点学科申报等）、办学数据材料（如高等教育基层报表等）、专项及年度预算申请、重大合同及协议、法律诉讼（仲裁）委托代理合同等；
（十二）依照学校、职能部门或校外单位相关规定、要求，并经系领导审定，需要使用学系行政印章的其他文件和材料。
第三章 使用程序
第六条 学系行政印章使用审批程序
（一）重大事项，凡属重大决策、重要人事任免、重大项目安排和大额度资金运作（即“三重一大”）的事项，必须由相应议事决策机构讨论审议后凭决定事项通知（或会议纪要）及相应审批材料到党政办公室使用学系行政印章；
（二）其他事项，各业务口在其业务职能范围内需要使用学系行政印章的材料，需经分管系领导审核后报经主要系领导同意方可用印。
（三）对各业务口在日常工作中长期存在的、需大量使用学系行政印章的事项及相关材料，在报经主要系领导批准并授权后，形成例行业务工作事项。该类事项可由分管系领导审批，党政办公室审核后用印。
第七条 凡属重大事项及其他未经授权事项的用印，必须严格遵循“一事一报”的逐级审批原则。相关用印材料由业务口审核后逐级呈报主要系领导审批同意后方可用印。
第八条 申请纳入例行业务工作事项的用印，根据分类授权原则，由业务秘书结合本业务工作实际，整理归纳本单位业务范围内的例行业务工作用印清单，以书面形式逐级向主要系领导提出授权申请并报党政办公室备案。
第九条 以下用印内容属于办公室日常事务性工作的，可由党政办主任审核用印：
（一）开具介绍公函的；
（二）办理港澳台教职工居住证明手续的；
（三）提交校内人才公寓等住宿申请的；
（四）报送系办公楼治安、消防安全检查情况的；
（五）办理系办公设备固定资产清查登记的。
第十条 基于印章使用管理的专属性和安全性要求，如遇印章保管人临时不在场，值班学生助理对于前来办理用印的教职工应当解释情况和代为收下申请用印材料，待印章保管人回来审核用印后，再通知该教职工前来领取用印材料。
对于重要用印和紧急用印的申请者，应当提前一个工作日向印章保管人预约用印申请。
第四章 使用规范
第十一条 印章管理人员使用印章时，应将印章摆放端正，用力均匀，确保印迹清晰、美观、标准。
用印文件中如有落款和日期，应在相应位置盖章，要求骑年盖月，上不压正文。页数较多的合同或介绍信等需统一登记或编号的文件需加盖骑缝章的，应在相应的连接线上或纸页边沿再加盖前后相一致的印章。
第十二条 印章使用过程中出现印迹扭曲、模糊等不规范的情况，原则上应另行制作材料，重新规范用印，并在原材料上已盖章处加盖“作废”印章，统一作销毁处理。
第十三条 在复印件材料上使用印章，用印申请单位应在材料上注明“复印件与原件相符”，由经办人审核并签字。
第十四条 严禁在空白纸上加盖印章。需要密封的文件、信函等材料，印章应盖于信封封口处。
第五章 附则
第十五条 本系各行政业务口的业务印章使用与管理，参照本规定执行。
第十六条 本规定由系党政办公室负责解释。